Miten antaa pomolle kriittistä palautetta polttamatta näppejään?

Haluaisit antaa esihenkilölle kriittistä ja kehittävää palautetta, mutta tilanteen tullen olet kuitenkin hiljaa. Jos kuitenkin uskaltaudut avaamaan suusi, pehmität viestiäsi. Miksi esihenkilölle on niin paljon vaikeampaa antaa palautetta kuin kollegalle?

- Joskus vuorovaikutus lähijohtajan kanssa on paljon vähäisempää kuin kollegojen kanssa, minkä vuoksi palautteen antaminen on haasteellisempaa. Voi myös olla, että johtajan ajatellaan tietävän asioista paremmin. Toki tämä riippuu paljon myös työyhteisöstä ja sen viestintäkulttuurista – ollaanko totuttu antamaan suoraa palautetta vai ei, työsuhdeasiantuntija Leena Mikkola toteaa.

Usein palautteen antaminen on sitä helpompaa, mitä paremmin työntekijä ja esihenkilö tuntevat toisensa. Matalan hierarkian omaavissa paikoissa kommunikointi on välittömämpää, jolloin myös palautetta voi olla helpompi antaa henkilön asemasta riippumatta.

Vääristynyt palaute ei ole työyhteisön etu

Mikkolan mukaan tutkimukset osoittavat, että alaiset antavat esihenkilölle harvemmin palautetta kuin muille. Jos palautetta annetaan, sitä helposti ilmaistaan pehmittelevässä muodossa. Työyhteisön kannalta tämä ei ole hyvä asia.

- Voi olla niin, että lähijohtaja luulee kaiken olevan todella hyvin, koska kukaan ei anna palautetta. Ihmiset antavat tiedostamattaan ulospäin viestiä, että asiat ovat paremmin kuin oikeasti ovatkaan. Kukaan ei myöskään halua vaarantaa asemaansa sen takia, että on suututtanut esihenkilön palautteellaan. Työyhteisön näkökulmasta tällainen tilanne on ongelmallinen, sillä se estää toiminnan kehittymisen, Mikkola toteaa.

Jos palautetta annetaan niukasti tai ei ollenkaan, se haittaa myös tiedon liikkumista työyhteisössä. Tämä voi johtaa siihen, että päätöksiä tehdään puutteellisen tiedon varassa. Joskus tilanne voi olla myös se, että työntekijöiden palautteista huolimatta esihenkilö ei ole ottanut niitä vakavasti.

- Viime aikoina näistä on ollut esimerkkejä mm. vanhusten hoidossa. Jos esihenkilö ei pysty tai halua ottaa palautetta vastaan, voi hyvinkin käydä niin, että yritys ajaa karille. Jotta palaute tulisi mahdollisimman hyvin vastaanotetuksi, se täytyy antaa mahdollisimman rakentavassa muodossa, Mikkola toteaa.

Rakentava palaute on kaikkien etu

Jokainen esihenkilö haluaa olla hyvä johtaja. Tämän vuoksi on tärkeää antaa palaute niin, että kukaan ei menetä kasvojaan. Mikkola kehottaa keskittymään toimintatapoihin ja unohtamaan esihenkilön persoonan arvostelun.

- Ei ole rakentavaa sanoa, että lähijohtajasi on huono johtaja, vaan ennemminkin kertoa, miten toivoisit hänen toimivan jatkossa. Kerro, miltä tilanne on sinusta tuntunut, sillä on tärkeää avata myös omia tuntemuksiaan.

Tärkeää on valita palautteen antamiselle rauhallinen tilanne ja hoitaa tilanne asianomaisten kesken. Yhtä tärkeää on antaa molemmille mahdollisuus tulla kuulluksi, keskustella ja kysyä lisätietoa.

- Oli kritiikin kohde sitten työolot tai lähijohtajan käyttäytyminen, on tärkeää pystyä osoittamaan konkreettisia esimerkkitilanteita, joissa toivoisi asioiden muuttuvan. Näin palaute on konkreettista ja rakentavaa, eikä kuulosta vain turhalta valittamiselta.

Mikkolan mukaan on myös tärkeää muistaa, että kaikki mitä sanotaan, vahvistaa tai purkaa osapuolten välistä suhdetta. Siksi on tärkeä pysyä asiallisena ja säilyttää kunnioitus myös kriittistä palautetta antaessa.

Joskus tilanne voi olla se, että lähijohtaja ei kykene ottamaan rakentavaa palautetta vastaan ollenkaan.

- Hankalissa tilanteissa voi olla fiksua mennä lähijohtajan luo yhdessä työkaverin kanssa. Jos yksi ihminen antaa palautetta voi tulla olo, että hän on hankala. Mutta jos useampi on samaa mieltä, kyse ei yleensä ole siitä. On kuitenkin tärkeää, että asiaa lähestytään hyvässä hengessä, ettei useamman ihmisen lähestyminen tunnu uhkaavalta.

Vinkit rakentavaan palautteeseen

• Perustele ja osoita selkeästi, mihin palautteesi kohdistuu ja miksi. Älä kohdista palautetta henkilöön, vaan hänen toimintaansa ja kerro, mitä toivoisit
• Rakenna hyväksyvää ilmapiiriä työyhteisössä ja keskustele niin hyvistä kuin myös niistä asioista, joita täytyy kehittää. Näin luot työyhteisössä avoimuuden ja luottamuksen ilmapiiriä
• Varaa palautteen antamiselle tarpeeksi aikaa ja rauhallinen tila, jotta teillä on aikaa keskustella tilanteesta rauhallisesti
• Anna myös positiivista palautetta, mutta muista, että sen täytyy olla totta. Ei kannata väkisin keksiä kehuvia latteuksia
• Valitse sanasi tarkoin. Voit käyttää seuraavia ilmaisuja: “olen huomannut”, “näin on tapahtunut”, “minusta tuntui” ja “toivoisin, että”
• Muista: mitä luottamuksellisemmat välit, sen suoremmin palautteen voi yleensä antaa.

Taru Tammikallio

Kirjoittaja on työelämän tabuja ja ilmiöitä esille nostava bloggaaja, podcastaaja, toimittaja ja media-alan yrittäjä. Tarun missiona on parempi työelämä, jossa vaikeistakin asioista uskalletaan puhua suoraan. Yhteydenotot LinkedInin tai Instagramin kautta tai sähköpostilla.

Lue myös: Uusi työ, huono henki – kuinka irtisanoutua vasta aloittaneena?
Lue myös: 5 työelämäuskomusta, jotka joutaisivat romukoppaan

Katso avoimet työpaikat

Artikkeli julkaistu vuonna 2019.